LINEに予約が入ったあと、
承認とキャンセルをどう回すか

LINE Harnessの管理画面を開いて、左に並んでいるメニューを下のほうまで送ります。「予約」という見出しがあり、その下に「予約管理」「メニュー」「スタッフ」「イベント予約」が並んでいます。いちばん上の「予約管理」を押します。見出しが「予約管理」、その下に「顧客からの予約リクエストを承認・拒否します」と出ていれば、ここが届いた予約を見る場所です。

画面の上のほうにある「お客様向け 予約フォーム LIFF URL」は、お客様が予約するための入口のアドレスです。このガイドでは使いません。画像では、撮影に使ったのが実際に動いているアカウントのため、ぼかしをかけています。ご自分の画面では、ここにご自分のお店のアドレスが出ています。

画面を開いた直後は「未承認」のタブが選ばれています。ここに並んでいるのが、まだ承認していない予約です。列は左から「日時」「顧客」「メニュー」「担当」「要望」「料金」「状態」「操作」の8つです。状態の欄には「リクエスト」と出ています。画像では2件並んでいて、どちらも「リクエスト」の状態です。

画像では、顧客の欄にぼかしをかけています。ご自分の画面では、ここにお客様のお名前が出ます。料金の欄に出ているのは、メニューに登録した金額です。

一覧の上に「未承認」「確定」「拒否」「期限切れ」「キャンセル」「全件」の6つのタブが並んでいます。予約は、この6つのどこかに必ず入っています。毎日開くのは、いちばん左の「未承認」です。ここに残ったままの予約は、お客様からすると「送ったのに返事が来ない」状態です。

未承認　……　まだ承認していない予約（毎日ここを見ます）
確定　……　承認した予約
拒否　……　断った予約
期限切れ　……　承認しないまま日が過ぎた予約
キャンセル　……　取り消した予約
全件　……　上の5つをまとめて見る

受けられる予約だと確かめたら、その行の右にある緑の「承認」を押します。すぐ隣に赤い「拒否」が並んでいます。画像では、上の行の「承認」を指しています。どちらを押しても元には戻せないので、押す前に行の日時とメニューをもう一度見てください。

「承認」を押すと、画面の上に小さな確認の窓が出ます。文言は「この予約を「承認」しますか？」です。「OK」を押すと承認されます。「キャンセル」を押すと、何も起きずに元の画面に戻ります。ここでいう「キャンセル」は、予約の取り消しではなく、いま押した操作をやめるという意味です。

予約の状態は、いちど変えると元に戻せません。確定・拒否・完了・無断・キャンセルのどれになっても、前の状態には戻せない作りです。

画像なし（例外）

この確認画面は、ブラウザ本体が表示するもので、画面写真に写せません。文言は、実際に操作して確認したものをそのまま載せています。

承認した予約は「未承認」から「確定」タブに移ります。状態の欄が「確定」になり、操作の欄が「完了」「無断」「取消」の3つに変わります。ここまでで、予約が確定した状態です。この3つは、施術が終わったあと、または予約が流れたあとに使います。確定した直後は、どれも押しません。

上のタブで「確定」を選びます。キャンセルの連絡をもらった予約の行を、日時・お客様の名前・メニューの3つで照らし合わせて見つけます。見つかったら、その行の右にある「取消」を押します。画像では、右端の「取消」を指しています。同じ場所に「完了」と「無断」が並んでいるので、押す前にどれを押すのか一度確かめてください。

「取消」を押すと、こちらも確認の小窓が出ます。文言は「この予約を「キャンセル」しますか？」です。「OK」を押すと、その予約は「キャンセル」タブに移ります。状態の欄が「キャンセル」になり、操作の欄はボタンが消えて「-」の1文字だけになります。ここが「-」になっていれば、これ以上は変えられない状態です。

この確認の小窓も、手順5と同じくブラウザ本体が出すものです。そのため画面写真には写せません。文言は実際に操作して確認したものです。

画像では2件並んでいて、赤い枠で囲んでいるのが、いま取り消した行です。顧客の欄にはぼかしをかけています。ご自分の画面ではお客様のお名前が出ます。

返信の1通に、3つを入れます。受け止めること。理由は聞かず、責めません。こちらでキャンセルの手続きをしたと伝えること。これで相手の不安が消えます。そして、代替日を具体的に1案か2案、こちらから出すこと。連絡は、LINE Harnessの「個別チャット」から送ります。予約管理でお客様の名前を押すと、そのお客様とのやり取りに移れます。

A. 体調不良・急用（理由を言ってくれた場合）

ご連絡ありがとうございます。
どうぞお大事になさってください。ご予約はこちらでキャンセルしておきました。

落ち着かれてからで大丈夫ですので、よろしければ
【　月　日（　）午前】か【　月　日（　）夕方】あたりはいかがでしょうか。
ご都合が合わなければ、空いている日をお送りしますのでお気軽にどうぞ。

B. 理由を言わないキャンセル

ご連絡ありがとうございます。承知しました、キャンセルしておきますね。

またお時間ができましたらいつでもどうぞ。
直近ですと【　月　日（　）】と【　月　日（　）】が空いております。

C. 当日キャンセル

ご連絡ありがとうございます。承知しました。
急なご予定は誰にでもありますので、お気になさらないでください。

改めてのご予約は【　月　日（　）】以降でしたらお取りできます。
ご希望の日時をお知らせください。

画像なし（例外）

ここは画面の操作ではなく、お店としての動き方です。そのため画像はありません。

数日以上先のキャンセルなら、急ぎません。ふだんの予約の導線に任せます。動くのは、前日から当日のキャンセルのときです。何もしなければ、その時間の売上はゼロで決まります。ここが、動くかどうかで結果が変わる部分です。ただし、この順で動いても埋まらないことはあります。埋まると約束できるものではありません。

1　その日を「埋まっています」と断ったお客様がいれば、その人に個別チャットで連絡する
2　前回から間隔が空いている常連のお客様に、個別チャットで声をかける
3　LINEの一斉配信で、空きが出たことを知らせる
4　Instagramのストーリーズに「本日◯時空きました」を1枚出す

2番の文例（常連のお客様へ、個別チャットで）

○○さま、こんにちは。
本日【　時】に空きが出ました。もしご都合が合えばいかがでしょうか。
直前のご連絡ですので、難しければお気になさらないでください。

3番の文例（一斉配信で）

本日【　月　日】の【　時〜】に空きが出ました。
ご希望の方は、このメッセージにご返信ください。先着でご案内します。

埋まらなかったときは、その時間を別のことに充てます。施術写真の撮り直しやSNS用の撮影、在庫の確認と備品の発注、溜まっていた事務作業、そして休憩です。もともと予定していた時間なので、丸ごと空けるより何かに使ったほうが気持ちを切り替えやすくなります。

画像なし（例外）

ここも画面の操作ではなく、お店としての動き方です。そのため画像はありません。

システムの「キャンセル」タブには履歴が残ります。ただし「この人は何回目か」は、自分で見に行かないと分かりません。タグ管理で目印を付けておくと、あとから判断できます。たとえば、当日キャンセルがあったときに「当日キャンセル1回目」、連絡なしで来なかったときに「無断キャンセルあり」といった目印です。

前日のリマインドは、そもそもキャンセルを減らすほうに効きます。1通届くだけで「忘れていた」による当日キャンセルは減らせます。ただしどれくらい減るかはお店によって違うので、数字は約束できません。リマインダの設定方法は、このガイドでは扱っていません。

画像なし（例外）

ここも画面の操作ではなく、お店としての動き方です。そのため画像はありません。